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Basisdienste für eine Plattform zur effektiven Zusammenarbeit kleiner bis mittlerer Teams (in Arbeit)
Diese Seite ist eine Wunschliste, entstanden aus einem persönlichen Brainstorming, das ich hiermit zur Diskussion stellen möchte. Natürlich wird es die eine, für alle Ansprüche "perfekt passende" Plattform wohl niemals geben, doch bin ich überzeugt, dass es einige Basisfunktionalitäten gibt, die zumindest angeboten werden sollten. Leider ist mir derzeit keine Lösung bekannt, die alle unten angegebenen Forderungen erfüllt. Feedback und Vorschläge sind daher mehr als willkommen.Prämissen
- kleine bis mittlere Teamgröße, d.h. 2 bis maximal 50 Personen, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten und ggf. in Teilgruppen unterteilt sind
- eine Vielzahl der Dokumente werden auf "klassische" Weise erstellt und ausgetauscht, d.h. als MS-Office oder PDF
- Email (und der Ausstausch von Dokumenten damit) ist für viele eine gewohnte und bewährte Arbeitsweise
- sehr unterschiedliche Erfahrungen (und Einstellungen) der Teammitglieder gegenüber der Nutzung "moderner Web (2.0)" Technologien
- die Bereitsschaft sich in neue (und "vermutlich viel zu aufwendige") Systeme einzuarbeiten ist gering
Problem
Viele Kollaborationslösungen scheitern, weil sie nur dann richtig funktionieren, wenn sich alle Nutzer an die entsprechende Arbeitsweise halten. Dies bedeutet für viele Teammitglieder eine große Umstellung, deren Sinn sich für viele insbesondere am Anfang eines Projektes nicht erschließt. Beispielweise fühlen sie sich gezwungen, Dokumente nur noch über die Plattform auszutauschen bzw. dort ständig nach neuen Informationen zu suchen. Häufig wird dann doch wieder auf den gewohnten und "viel bequemeren" Austausch per Email zurückgegriffen und sich lokal eine Informationsablage eingerichtet, i.d.R. eine für Emails und eine für Dateien.Ansatz
- Durch eine Vielzahl von Interaktionsmöglichkeiten (Web, Email, Explorer, RSS) werden durch die Plattform gewohnte wie neue Arbeitsweisen unterstützt, die jeder Nutzer individuell wählen kann ohne den Prozess zu unterlaufen. Plakativ: Es sollte für den Nutzer keine einfache Möglichkeit geben, an der Platform "vorbei zu arbeiten."
- Die Mächtigkeit, d.h. die Möglichkeiten, offenbaren sich schrittweise beim selbständigen Entdecken weiterer Funktionalitäten bzw. wenn das Datenaufkommen wächst..
- Ziel ist eine "Out-of-the-Box" Lösung, die sich leicht installieren lässt und keinerlei Programmierkenntnisse erfordert. Ein Nutzer mit Administratorrolle nimmt für alle Teilnehmer eine Initialeinstellung vor, die jeder ändern kann, aber nicht muss.
Motto: „Gewohnte Funktionalität bereitstellen, neue Möglichkeiten anbieten“
Übersicht
Die Plattform stellt folgende Basis-Dienste bereit, die nachfolgend näher beschrieben werden:- Dateiablage
- Diskussionsforum
- Wiki
- Blogs
- Kalender
- Übergreifendes Taggingsystem
- Suche
- Informationsdienste
Zugang/ Interaktion
- Zugang erfolgt zentral über eine Weboberfläche im Browser
- Die Dateiablage kann auch in normalen Windows-Explorer eingebunden werden
- Benachrichtigungen über Neuerungen können per Email oder RSS-Feed abonniert werden (s. Informationsdienste)
- Beiträge zum Diskussionsforum oder Blogs können per Email eingestellt werden, Anhänge werden automatische abgetrennt und in das Dateisystem eingefügt
- Externe Rss-Feeds lassen sich einbinden, z.B. auf einer Wikiseite
Nutzerverwaltung
- Nutzer melden sich mit Kennung und Passwort für alle Dienste an (Single Sign On)
- Jeder Nutzer hat eine frei gestaltbare Profilseite und Startseite
- Jeder Nutzer ist Mitglied in einer oder mehrerer Gruppen
- Zugriffsrechte (Lesen/ Schreiben) auf Seiten/ Bereiche werden über Gruppen gesteuert
Diskussionsforum
- Verschiedene Themenbereiche
- Jeder Thread wird getaggt
- RSS-Feeds und Emailbenachrichtigung
- Emailadressierbar, jeder Bereich und jeder Thread hat eine eigene Adresse
- Die Interaktiom mit dem Diskussionsforum ist damit auch vollständig "gewohnt" per Email möglich.
Kalender
- Verschiedene Overlays (z.B. nach Themen, Gruppen,Tags etc.)
- Taggen von Kalendereinträgen
Wiki
- Das Wiki besteht aus einer Sammlung von Webseiten, die von allen berechtigten Nutzern direkt im Browser editiert werden können.
- Hierzu steht ein einfacher WYSIWYG-Editor zur Verfügung, der aber auch „Wiki-Syntax“ beitet
- Jede Seite ist in eine hierarchische Struktur eingebunden, die (zumindest bis zu einer gewissen Ebene) über einen (ausklappbaren) Baum ausgewählt werden kann.
Blogs
- Jeder Nutzer kann ein Blog starten
- Lese- und Schreibrechte werde über die Gruppenstruktur geregelt
- Jeder Nutzer der Plattform kann Beiträge kommentieren
- Trackbacks werden automatisch gesetzt
Tagging
- Jedes Informationsobjekt auf Plattform wird mit Metadaten angereichert, die von allen anderen einsehbar sind. Diese werden zum einen automatisch gefüllt, wie beispielsweise: Nutzerkennung und Zeitstempel, aber auch frei mit Tags.
- Jeder Nutzer kann Tags zu Informationsobjekten hinzufügen bzw. ändern. Tags können zudem gewichtet werden, z.B. zwischen 1 und 10, wobei als Default die maximale Gewichtung angenommen wird.
- Für die gesamte Plattform gibt es genau ein zentrales Tagrepository. Tags die längere Zeit nicht mehr in Gebrauch sind, d.h. die mit keinem Objekt mehr verknüpft sind, werden nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch entfernt.
- Die Tags sind grundsätzlich frei definierbar, wobei bei der Eingabe auf Basis der bereits vorhandenen Tags Vorschläge unterbreitet werden.
- Jedem Nutzer ist es zudem erlaubt Synonyme unter den bereits bestehenden Tags zu definieren, diese werden dann z.B. bei der Suche gleichwertig ausgewählt. (Ideal wäre hier noch eine Art „graduelle Übereinstimmung“, z.B. zwischen Null und Eins, sowie die Definition von Relationen, z.B. „ist Teil von“).
- Auf der Startseite wird eine Tagcloud angezeigt, diese ist zudem filterbar, d.h. z.B. nur für Dateien oder Diskussionsbeiträge.
Dateiablagesystem
- Nutzer können auf der Plattform Dateien (Word, PDF, PowerPoint? etc.) zentral für andere bereitstellen.
- Alle Dateien werden zentral hier abgelegt. Die Verbindung zu den Informationsobjekten erfolgt ausschließlich über Links.
- Der Zugriff als auch die Ablage kann entweder über die Weboberfläche als auch direkt im Windowsexplorer, z.B. als eigenes (Netz-)Laufwerk erfolgen.
- Die Strukturierung der Ablage erfolgt primär hierarchisch in Ordnern und Unterordnern.
- Darüber hinaus kann jede Datei mit Tags aus dem zentralen Repository versehen werden. Die Auswahl ist auch im Explorer möglich.
- Jeder Schreibzugriff erzeugt eine neue Version mit eindeutigem Verfasserund Zeitstempel. Die Versionierung kann ggf. explizit unterbunden werden, z.B. bei größeren Dokumenten und marginalen Änderungen.
- Nutzer können den aktuellen Dateibestand auschecken, um eine lokale Kopie zu bekommen (wie bei Subversion).
Suche
- Der Suchbereich lässt sich auf einzelne (oder eine Menge) von Diensten und Quellen einschränken, z.B. Diskussionsforum etc. Bei Dateien wird „nur Titel und Tags“ bzw. Volltextsuche angeboten.
- Ferner ist eine Einschränkung nach Nutzer, Format, Datum, Bereich (Ordner) etc. möglich.
- Bei der Suche nach Tags lassen sich mit AND und OR Verknüpfungen bilden.
- Bei der Gewichtung der Suchergebnisse kann optional auch die Linktopologie berücksichtigt werden (Google-Prinzip)
Informationsdienst
- Jeder Nutzer kann sich individuell über Neuerungen auf der Plattform informieren lassen, wahlweise per Email oder RSS-Feed. Er kann sich dazu eine Menge von individuellen Informationsdiensten konfigurieren.
- Ein Informationsdienst definiert einen oder mehrere Basisdienste verknüpft mit Tags, Bereichen, Nutzern etc. Z.B. „informiere mich zu allen Diskussionsforumsbeiträgen von Nutzergruppe x die mit y getaggt sind oder z im Thema haben.“
- Die Definition erfolgt gewohnt über die Suchmaske (s.o.) und es wird eine Nachricht generiert so bald es zu dieser Suche etwas Neues gibt.
- Ferner lassen sich die Informationsdienste in Widgets auf die persönliche Startseite integrieren.
Analysefunktionen
- Die Zugriffe und Nutzung der Plattform werden geloggt und bieten damit eine Vielzahl von Auswertemöglichkeiten.
Ideen und Ergänzungen
StefanGohlke - 01 Dec 2008: Ich finde es eine interessante Überlegung und möchte noch etwas ergänzen. Was ich beim Erstellen von Dokumenten als großes Problem sehe ist das lokale Erstellen des Dokuments. Arbeiten nun mehrere Personen an einem Dokument, treten z.T. folgende Probleme auf:
- lokale Ergänzungen überschneiden sich mit Ergänzungen anderer Mitglieder
- verschiedene Programme(Microsoft Office, OpenOffice? , StarOffice? ,...) erschweren die Kompatibilität sowie die Koordination des Layouts..
- Nicht jede Person hat die aktuelle Version, es wird vergessen die lokale Version anzugleichen, ...
Dokumente können mit dem Gruppeneditor erstellt oder aus einer Datei importiert werden, sofern es das Format zulässt. Beim Bearbeiten sollte sichergestellt werden, dass es keine bzw nur minimale Probleme beim Mehrfachzugriff gibt. Ich würde dort ein Versionisierungskonzept ähnlich wie bei einem Wiki-System verwenden. Jede Änderung ergibt eine neue Version, durch die Versionen kann mittels einer Histrory leicht durchgebrowset werden. Als nettes Extra würde ich eine Shoutbox einbinden, sodass Absprachen bei Problemen schnell am Ort des Geschehens bzw. im Tool der Bearbeitung geklärt werden können.
Die Versionen würde ich in einem Archiv abspeichern, damit bei Problemen wieder auf eine alte Version zurückgegriffen werden kann. Es wäre ebenfalls eine Überlegung, ob mittels eines PDF-Creators eine PDF zu der Version erstellt werden kann, entweder soweit benötigt oder für alle Versionen. Die Dateien würde ich in die oben vorgeschlagene Datei-Verwaltungseinheit legen, sodass flexibel auf die Datei zugegriffen werden kann. Was ich hier als Problem sehe wäre das Bearbeiten und Speichern eines Office-Dokuments auf lokaler Ebene(z.B. der eigener Rechner), da es so zu Inkonsistenzen kommen kann. Zu Kategorien und Tagging:
Mich stört es meist, wenn sich Tags und Kategorien überschneiden. Daher fände ich es sinnvoll, wenn man Tags und Kategorien mit einem Tool verwalten könnte. Beispiel für Diskussionsforum:
Im Forum werden Threads getaggt. Sollten zu einem Begriff viele Threads vorhanden sein kann es bedeuten, dass hier eine eigene Kategorie oder ein eigenes Forum sinnvoll wäre. Daher wäre die Überlegung, weitere Einstellungen zu einem Tag vornehmen zu können. Als Beispiel lässt sich eine Option "Tag ist:" mit den Einstellungsmöglichkeiten "simpler Tag", "Kategorie" oder "Forum". So könnte man aus den Tags Kategorien und Foren erzeugen.
Mit ist bis jetzt so ein System noch nicht untergekommen, es wäre aber meiner Meinung nach Interessant. Überlegung zum Einbinden der EMail in Forum/Weblog:
Was passiert wenn die Mail ein Archiv enthält? Wird dieses entpackt und die Dateien einzeln aufgelistet? Wir es als Archiv weiter behandelt? Was wenn das Archiv passwortgeschützt ist?
MichaelKoch - 08 Dec 2008 Ja, eine integrierte Umgebung mit allen Möglichkeiten wäre sehr gut. Leider kenne ich bisher noch nichts derartiges. Alle integrierten Umgebungen, die mir bekannt sind, haben entweder zu große Schwächen bei den einzelnen Tools oder lassen sich nicht vernünftig anpassen/erweitern. Aus diesem Grund experimentieren wir aktuell ja weiter mit der Integration von State-of-the-Art Tools - konkret FOSWiki/TWiki und Wordpress Eine interessante Möglichkeit (New Kid On The Blog) könnte Tricia werden - http://www.infoasset.de/wikis/infoasset/home - ist aber leider erst in den Anfängen. Vieles von den genannten Funktionen würde auch schon von BSCW abgedeckt - hier ist aber das Problem der Nicht-Anpassbarkeit der Benutzungsschnittstelle.
-- DennisMarcBusch - 26 Dec 2008 Meines Wissens nach könnte die Open Source DMS-Lösung Alfresco http://www.alfresco.com/de/ sehr viele der hier genannten Funktionalitäten abdecken. Zusätzlich hat es eine offene API und kann mit vielen Erweiterungen aus der Community erweitert werden. Was dann noch übrig bleibt, könnte selbst entwickelt werden. Insbesondere wird die Forderung erfüllt, mit alten Mitteln weiterarbeiten zu können, gleichzeitig aber neue Funktionalitäten bereitzustellen. U.a. kann dort ein E-Mail-Listener integriert werden. Zur Kollaboration kann man - nach erster Recherche meinerseits - unter anderem Google Docs verwenden. Schwächen sind evtl. im SNS-Modul vorhanden, hier wäre evtl. ein Ansatzpunkt für eigene Entwicklungen. Wikis, Blogs, Foren, alles Sharepoint-like integriert und so weit ich sehe, tatsächlich global tagbar. Wäre das Ansatz?
